21. Dezember 2020

Was Sie für eine erfolgreiche Videokonferenz benötigen

Aufgrund der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Viele Firmen haben hieran Gefallen gefunden und möchten die Möglichkeiten für mobiles Arbeiten weiter ausbauen, auch nach der Pandemie. Doch wie können sich die Mitarbeiter nun untereinander verständigen, wenn E-Mail, Chat und Telefon nicht reichen?

Nicht erst seit Corona gibt es etliche Videokonferenz-Tools von verschiedenen Anbietern, die ein Meeting online ermöglichen. Durch die Krise wurden die Videokonferenzsysteme jedoch populärer und sind weiter ausgebaut worden. Zudem haben Videokonferenzen für Unternehmen weitere Vorteile: Die Reisekosten sinken und die Mitarbeiter sind meist produktiver und effizienter als bei persönlichen Treffen.

Um erfolgreich an einer Videokonferenz teilzunehmen, benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter lediglich einen Internetzugang und die entsprechende Hardware – also ein Smartphone, Tablet, Laptop oder Computer mit integrierter Kamera. Alternativ können Sie eine Webcam verwenden. Zudem muss die Hardware die Möglichkeit haben, den Ton aufzuzeichnen, entweder via Audio-Recorder, Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon. Lesen Sie hierzu auch unseren Blog-Beitrag „So gelingt Ihr Online-Videomeeting“.

Welche Anforderungen haben Sie an die Videokonferenz-Software?

Bevor wir Ihnen die besten Videokonferenz-Tools für Unternehmen vorstellen, sollten Sie sich die Frage stellen, welche Anforderungen Sie an das Tool haben.

  • Sollen die Mitarbeiter über das Tool lediglich untereinander kommunizieren?
  • Oder möchten Sie hierüber auch ausgedehnte Kundengespräche führen?
  • Was ist die Höchstzahl an Teilnehmern bei den Online-Meetings?
  • Benötigen Sie eine Funktion, um den eigenen Bildschirm mit den anderen Teilnehmern zu teilen?
  • Brauchen Sie eine High-Definition- oder Low-Resolution-Videoqualität?
  • Möchten Sie gemeinsam an einem Dokument online arbeiten?
  • Wie wichtig sind Ihnen Datenverschlüsselung und der Datensicherheit?
  • Reichen Ihnen die Basisfunktionen eines kostenlosen Videokonferenz-Tools? Wie viel möchten Sie für ein gutes Tool maximal ausgeben?

Wir stellen Ihnen die besten Tools vor.

Welche Software eignet sich am besten für die Videokonferenz in Ihrem Unternehmen?

Zoom Meetings

Bereits mit der kostenlosen Basisversion von Zoom können sich bis zu 100 Teilnehmer einwählen. Dabei ist die Anzahl an Videokonferenzen unbegrenzt. Die Meetings lassen sich mit Ihrem Kalender synchronisieren. Bei Zoom haben Sie folgende Möglichkeiten: lokale Aufzeichnung, Vollbildansicht, Sprecheransicht, HD-Sprach- und Videowiedergabe, Teilnahme via Telefon und diverse Collaboration-Features, Bildschirmfreigabe und Whiteboarding. Der Haken: Die Konferenz hört nach maximal 40 Minuten automatisch auf. In einem Gespräch unter vier Augen, also mit zwei Teilnehmern, ist die Länge unbegrenzt.

Für 13,99 Euro im Monat erhalten Sie als Moderator zudem eine unbegrenzte Meeting-Dauer, Admin-Verwaltung, eine individuelle Meeting-ID und die Möglichkeit, über Facebook und YouTube Live zu streamen und können Reportings und Mitschnitte in die Cloud (ein Gigabyte) stellen. Für satte 18,99 Euro pro Monat und Moderator können Sie mehr Hosts und Teilnehmer einladen.

Zwar hat Zoom in den letzten Monaten nachgerüstet, was das Thema Privatsphäre anbelangt, jedoch ist die End-to-End-Verschlüsselung immer noch nicht bei allen Nutzern angekommen. Zudem wurde bei einem Security-Test festgestellt, dass der Schutz gegen Identitätsbetrug ausbaufähig ist.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und ist Teil der Microsoft Office 365 Suite. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter Microsoft 365 nicht nutzen, jedoch ein Microsoft-Konto besitzen, können Sie sich für die kostenlose Teams-Version anmelden. Diese kann von bis zu 300 Mitgliedern genutzt und Gäste können eingeladen werden. Die Bildschirmfreigabe klappt auch bei Teams sowie das Bearbeiten von Dokumenten bei Online-Officeanwendung.

Der Nachteil ist, dass der Speicherplatz auf zwei Gigabyte pro Benutzer und zehn Gigabyte pro Team beschränkt ist. Zugang zu Management-Tools für die Verwaltung von Benutzern, Anwendungen und Statistiken erhält man in der Gratisversion nicht. Hierfür sollten Sie in die Business- oder Enterprise-Version von Microsoft Office 365 investieren: Planen, Verwalten und Speichern ist dann kein Problem mehr. Zudem hat Microsoft Teams ein exzellentes Gesamtergebnis beim Sicherheitstest erhalten.

Das ist auch der Grund, warum wir von der BPV Unternehmensgruppe schon lange mit Microsoft 365 zusammenarbeiten. Hier haben Sie alles in einem für alle Ihre Mitarbeiter, damit jeder auf demselben Stand ist. Wir bieten Ihnen drei verschiedene Microsoft-365-Varianten an, ganz nach Ihren Bedürfnissen. Lesen Sie hier mehr zu den Vorteilen und Angeboten von Microsoft 365.

Google Meet

Google Meet (Nachfolger von Hangouts Meet) ist in den Google-Office-Produkten fest integriert, ähnlich wie bei Microsoft Teams. Möchten Sie hierüber ein Online-Meeting kostenlos abhalten, können bis zu 100 Teilnehmer an der Video- oder Telefonkonferenz teilnehmen. Untertitel auf Englisch werden auf Wunsch in Echtzeit eingeblendet. Terminverwaltung, individuelle Layouts und Bildschirmfreigabe sind ebenfalls bei der kostenlosen Version dabei. Nachteil ist, dass Nutzer von privaten Konten nicht an den Online-Besprechungen teilnehmen können.

GoToMeeting

Die Videokonferenzsoftware von GoToMeeting wurde Ende 2019 komplett überarbeitet. So lassen sich die Online-Meetings nun um 65 Prozent schneller starten als zuvor. Ab 10,75 Euro pro Monat und Host können bis zu 150 Teilnehmer eingeladen werden. Die Videokonferenzen laufen über HD-Video, persönliche Meetingräume sowie Screensharing sind möglich. Für 14,33 Euro können bereits 250 Mitarbeiter am Meeting teilnehmen. Sie können das Meeting aufzeichnen, Notizen machen und die Präsentationsfolien als PDF-Datei zusammenfassen und für den späteren Download bereitstellen. Videokonferenzen mit bis zu 3.000 Teilnehmern sind bei der speziellen Enterprise-Lösung möglich. Die Authentifikation und Zugangskontrolle sind jedoch noch optimierungsbedürftig.

Jitsi Meet

Die kostenlose Lösung von Jitsi Meet kann auf dem Laptop ohne Registrierung über Ihren Browser direkt genutzt werden. Auf Tablets und Smartphones müssen Sie sich vorher eine entsprechende App runterladen. Auch in der kostenlosen Version warten viele Features auf den Anwender wie Verschlüsselung, Audio-Einwahl, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, Chat und HD-Video. Der Nachteil hieran: Die Konferenz ist zwar im Netz verschlüsselt, der Betreiber könnte jedoch in Ihre Konferenz einsehen.

Cisco WebEx

Auch Cisco WebEx bietet eine Gratisversion mit bis zu 100 Teilnehmern und einer maximalen Videokonferenz-Dauer von 50 Minuten an. Dabei haben Sie Features wie HD-Video, persönlicher Konferenzraum, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, ein Gigabyte Cloud-Speicher und Audio-Einwahl. Bei der bezahlten Version (hier gibt es unterschiedliche Tarife) erhöht sich der Cloud-Speicher und diverse Management- und Integrationsfunktionen kommen hinzu. Bei Cisco Webex bestehen jedoch noch Optimierungsmöglichkeiten in der Datensicherheit.

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