9. Juli 2020

Verwaltungskosten senken durch professionelles Vertragsmanagement

Verwaltungskosten senken durch professionelles Vertragsmanagement

Unter Vertragsmanagement versteht man die Entwicklung, Anpassung, Abwicklung und Verwaltung aller im Unternehmen anfallenden Verträge zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Die ständige Überwachung und Anpassung ist für jedes Unternehmen immens wichtig, da mitunter rechtliche Folgen drohen, und gegebenenfalls viel Geld von den Verträgen abhängt, wenn diese vernachlässigt werden. In einem großen Unternehmen hat jede Abteilung eine fachspezifische Anforderung an das Vertragsmanagement. Der Einkauf regelt sämtliche Vereinbarungen mit Lieferanten, Maklern und Partnern. Der Vertrieb setzt Verträge mit den Kunden auf. Die Rechtsabteilung klärt zum Beispiel die Einhaltung von Firmenrichtlinien über die Verträge ab. Auch die Verträge für die Telekommunikation und den mobilen Endgeräten müssen ständig kontrolliert und angepasst werden. Diese Aufgabe liegt nicht immer in derselben Abteilung, mal in der IT, mal im Controlling oder sogar beim Geschäftsführer selber. Egal in welcher Abteilung das Thema aufgehängt ist, sich über die intransparenten Rechnungen eine Übersicht zu verschaffen, diese entsprechend aufzubereiten und die Verträge immer zu kontrollieren und anzupassen kostet viel Zeit und Nerven.

Es wird deutlich, dass allein die zahlreichen Verträge einen immensen Kostenapparat mit sich bringen. Hier den Überblick zu behalten und Kosten einzusparen, ist eine Herausforderung. Besonders in Zeiten der Kostenoptimierung, in denen die Geschäftsführung zum Beispiel die Kosten für das Vertragsmanagement schnell und drastisch reduzieren möchte. Nur wo setzen Sie an, wenn bereits in allen Bereichen gespart wird? Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie schnell und effizient Ihre Verwaltungskosten im Mobilfunkbereich senken.

Effizient arbeiten dank des perfekten Durchblicks

Die Schlagzeile „Mord im Büro: Erschlagen von Exceltabellen“ gehört bald der Vergangenheit an. Denn dank der Mobilfunkverwaltungs-Software BIRTA #byBPV wird das Arbeiten in der Verwaltungsabteilung viel einfacher und angenehmer. BIRTA vereint alle relevanten Vertragsdaten aus unterschiedlichen Quellen, bündelt diese und wertet sie übersichtlich aus. Mithilfe einstellbarer Filterfunktionen wird lediglich das angezeigt, was für Sie in dem Moment relevant ist. Vorbei sind stundenlange Recherchen in ellenlangen Exceltabellen. Zudem bereitet BIRTA Ihre Mitarbeiter-Stammdaten auch von verschiedenen Standorten systematisch auf, sodass Sie eine perfekte Übersicht aller Mitarbeiter haben. Das Arbeiten macht mit BIRTA mehr Spaß, und mit einem besseren Überblick arbeiten Sie effizienter und können somit wertvolle Arbeitszeit und somit auch Arbeitskosten einsparen.

Arbeitszeit einsparen durch automatisch erstellte Reportings

Wenn Sie früher die regelmäßig anstehenden Controllings und Reportings zu den vorliegenden Mobilfunkverträgen anhand langer unübersichtlicher Exceltabellen erstellt haben, können Sie jetzt aufatmen. Es wird Zeit für Fortschritt. Dank BIRTA werden regelmäßige Reportings und das Controlling der Verträge zum Kinderspiel. Sie müssen lediglich einmal festlegen, was das Reporting beinhalten soll. Danach werden die Reportings automatisch zu von Ihnen festgelegten Zeiten erstellt und an ausgewählte Personengruppen geschickt. Der Verwaltungsaufwand wird hierdurch minimiert, was für viele Betriebe eine wesentliche Zeitersparnis bedeutet.

Kostentreiber aufdecken und vernichten

Dank der Filterfunktion von BIRTA können Sie sich sämtliche Vertragsdetails wie Termine, Tarife, Rechnungsnummer, Grund- und Verbindungspreise von jedem einzelnen Mitarbeiter, jedem Endgerät und jeder Rufnummer anzeigen lassen, und so die größten Kostentreiber in Ihrem Unternehmen aufdecken. Lassen Sie uns über die Kosten für Ihre Mobilfunkgeräte sprechen: Wir haben den Durchblick im Mobilfunksegment und wissen genau, für welchen Mitarbeiter sich welcher Tarif lohnt, und können Ihnen so günstigere Verträge anbieten. Wir von der BPV Unternehmensgruppe agieren dabei als Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und den Mobilfunkanbietern. So ist es egal, wie viele Verträge Sie mit unterschiedlichen Anbietern haben. Denn wenn Sie wollen, sind wir Ihr alleiniger Ansprechpartner und regeln alles im Hintergrund. So haben Sie Kapazitäten für wichtigere Dinge frei, und können mit neuen effizienten Verträgen nicht nur Geld einsparen, sondern auch Arbeitszeit. Weitere Informationen zum Thema Firmenhandyverwaltung und Vertragsmanagement erhalten Sie hier.

Kosten sparen durch rechtzeitige Vertragskündigung

Um den bestehenden Vertrag zu optimieren und Kosten einzusparen, sollte dieser erst einmal gekündigt werden. Doch wie oft passiert es gerade bei größeren Unternehmen, die mitunter Hunderte von Verträgen verwalten, dass sie die Vertragslaufzeiten nicht auf dem Schirm haben, und die Kündigungsfristen verpasst werden.

Bei vielen Verträgen muss nicht nur die Vertragslaufzeit berücksichtigt werden, das Unternehmen hat zudem oft ein bestimmtes Zeitfenster, in dem es die entsprechende Hardware zum Vertrag abrufen kann. Vereinbart wird zum Beispiel bei Leasingverträgen, dass der Vertag über zwei Jahre läuft. Was passiert jedoch, wenn das Unternehmen vorher schon ein neues Gerät benötigt, da es zum Beispiel durch technischen Fortschritt den geforderten Gegebenheiten nicht mehr genügt? Verlängert sich dann der Vertrag automatisch? Ab wann kann dann wiederum die neue Hardware abgerufen werden? Oder nach der vereinbarten Vertragslaufzeit benötigt das Unternehmen noch keine neue Hardware. Bei vielen Verträgen kann die Firma einen verspäteten Hardware Abruf beantragen, mit dem sie bis zu zwölf Monate später die zustehende Hardware abrufen kann. Danach verfällt der Anspruch auf die Hardware, obwohl der bis dahin teurere Tarifpreis gezahlt wurde.

Durch diese diversen Begebenheiten können sich die verschiedenen Laufzeiten der Verträge und der Abruf der Hardware unterschiedlich verschieben, sodass das Unternehmen nicht nur die Verträge, sondern auch die Abrufe der Hardware im Blick haben sollte. Ein Verwaltungsaufwand, der nicht nur graue Haare verursacht, sondern auch viel teure Arbeitszeit kostet.

Toll wäre eine Vertragssoftware, die regelmäßig an die bevorstehenden Kündigungsfristen erinnert, und einem das Zeitfenster des Hardwarewechsels nahelegt. Wie gut, dass es BIRTA gibt! Unsere BIRTA ist unermüdlich und kontrolliert ständig Ihre Mobilfunkverträge, sodass Sie keine Kündigungsfristen und Hardwarewechsel mehr verpassen. Hierdurch können Sie den Vertrag auf Effizienz überprüfen, ihn gegebenenfalls fristgerecht kündigen und neue Verträge verhandeln. Keine Angst, Sie müssen das nicht noch zusätzlich zu Ihrer Arbeit erledigen. Wir sind für „Freiheit und Effizienz am Arbeitsplatz“ und regeln das gerne für Sie. So können Sie sicher sein, dass Sie den günstigsten Vertrag für Ihre Bedürfnisse erhalten, Sie hierdurch eine wirkliche Kostenersparnis haben, die Hardware zum passenden Zeitpunkt abrufen und sich obendrein um Wichtigeres kümmern können.

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